SF76 Selbstorganisation: Papier und Digital kombiniert – Interview mit dem Geschäftsführer von filofax, Volker Jungeblut

Das Schreiben auf Papier ist nicht zu schlagen

Ich gestehe: ich war immer ein Fan von Papier und werde dies vermutlich auch in Zukunft bleiben. Das liegt sicher auch daran, dass meine Mutter ein Geschäft hatte, in dem es neben Zeitschriften und Spielwaren vor allem auch Schreibwaren gab. Wie so viele unter Ihnen, liebe Hörerinnen und Hörer, glaube ich, dass für manche Prozesse, insbesondere solche der persönlichen Planung und Reflexion, das Schreiben auf Papier nicht zu schlagen ist. Im Konzept der Selbstführung ist Selbststeuerung nach Selbsterkenntnis und Selbstverantwortung der dritte wesentliche Bestandteil. Daher hat die Frage nach den für mich persönlich wirksamen Instrumenten eine hohe Bedeutung. Und damit willkommen zum heutigen Episode des Podcasts Selbstführung und Leadership Development“, dieses Mal mit dem Interviewgast Volker Jungeblut, dem Geschäftsführer von Filofax.

Der Personal Organizer: Ein Konzept, dass auch in digitalen Zeiten seinen Platz hat

 Zu meinen „All-Time-Favourites“ zählen insbesondere auch die Ringbuch-Planer von Filofax. Auf der Internetseite heißt es („Über uns“):
Die große Popularität von Filofax über die letzten Jahrzehnte, könnte Menschen glauben lassen, es handle sich bei Filofax um ein relativ neues Konzept. Tatsächlich geht der Ursprung bis zum ersten Weltkrieg zurück. Im Jahr 1921 wurde ein in London ansässiges Unternehmen gegründet, um persönliche Organisationssysteme in Großbritannien über Bestellungen zu vertreiben. 1930 wurde die Marke “Filofax” registriert, ein Name, der sich aus der ursprünglichen Beschreibung “file of facts” ableitete. Und weiter unten: Der Filofax Personal Organizer hatte sich von einer einfachen Loseblatt-Sammlung und einem Notizbuch zu einem unverzichtbaren Organisationsmittel und vor allem Statussymbol für die 80er Jahre entwickelt.
Bereits vor fast zehn Jahren habe ich Volker Jungeblut, damals und auch noch heute Geschäftsführer von Filofax, für mein erstes Buch zu den Vorzügen des Planens auf Papier befragt und ebenso zu Trends und Entwicklungen. Jetzt ist es Zeit für ein Update, dieses Mal in meinem Podcast.

Inhalte

 Mit Volker Jungeblut spreche ich unter anderem über folgende Themen:
  • wieso sich das Schreiben mit der Hand besser einprägt als das Tippen auf einer Tastatur,
  • welche Rolle Farbe und Haptik bei unseren Arbeitsinstrumenten spielen können,
  • warum nicht wenige Führungskräfte digitales und analoges Arbeiten verknüpfen,
  • warum Anbieter verstärkt mit Kladden und Kalendern auf den Markt gehen,
  • welche Trends sich stabilisiert haben und welche neuen dazu gekommen sind,
  • wie er selbst plant (Hinweis: er ist ein Musterbeispiel an Kontinuität)
  • Tipps für persönliche Planungsprozesse

links:

Blogartikel: „Paper vs. Tech” https://www.filofax.de/blog/paper-vs-tech/
Aus dem Blog der Filofax-Internetseite: „[…] the act of writing and use of paper connects us to ourselves.”
Letts Of London: https://www.letts.co.uk
Digital meets Analogue: Tablet-Hüllen: https://www.filofax.de/tablet-cases.html

Zur Vertiefung:

Podcast-Episoden

SF43 „Muße, Reflexion und Planung“ https://ld21.de/sf43-musse-reflexion-und-planung/
SF73 „Persönliche Planungszeit – 5 Tipps, damit sie gelingt“ https://ld21.de/sf73-persoenliche-planungszeit/
Das neue Kompaktbuch: “Wirksam handeln durch Selbstführung” (Januar 2018, jetzt sowohl als Print, als auch als E-Book erschienen)

Musik im Vor- und Nachspann

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SF73 Persönliche Planungszeit – 5 Tipps, damit sie gelingt

Planungszeit: Den eigenen Erfolg wirksam verursachen

Willkommen zur sechsteiligen Serie „Persönliche Wirksamkeit steigern“ innerhalb meiner Podcasts mit Tipps für Ihren Führungsalltag. Thema heute: Persönliche Planungszeit – Wie setzen wir uns einen idealen Rahmen, um unsere Rückschau zu halten, unsere Ziele zu überprüfen und die Meilensteine für die kommenden Monate zu setzen? In diesem Podcast gebe ich Ihnen konkrete Tipps für eine gelingende Planungszeit. Wie auch bei den anderen Teilen dieser Serie gibt es zwei Ausführungen zu diesem heutigen Thema: eine etwas ausführlichere Podcastepisode und einen kompakten Videoclip – siehe hier unten. Es gibt insgesamt 6 Folgen (Video- und Audioversion), die alle direkt mit meinem neuen Buch zu tun haben.


Episode auch als Video


Fünf Tipps für Ihre persönliche Planungszeit

Wenn wir uns einen Überblick über unsere Projekte und unsere Zielerreichung verschaffen wollen, dann fehlt uns oft die Zeit dafür, zumindest meinen wir das. Vielleicht gelingt es uns, hier und da eine Stunde aus unserem schon so vollen Terminkalender rauszuschneiden, aber ein konzentrierter Rückblick und eine fokussierte Arbeit an unseren Zielen ist das nicht. Wenn es um eine fundierte Planung geht, dann benötigen wir förderliche Bedingungen. Hier meine 5 Tipps, damit Ihre persönliche Planungszeit gelingt:

  • Tipp Nr. 1: Schreiben Sie sich den Termin für Ihre persönliche Planungsklausur fest in den Kalender, und zwar mit A-Priorität, wie bei einem Top-Kunden-termin. Sie sollten im Minimum 1/2 Tag für die Planungsklausur einplanen.
  • Tipp Nr. 2: Buchen Sie sich einen geeigneten Raum. Was „geeignet“ für uns bedeutet, kann jeweils unterschiedlich sein. Jedenfalls sollten Sie für eine längere Zeit des „deep work“, also der vertieften und fokussierten Arbeit, ungestört bleiben. Das kann ein Hotelzimmer auf einer Nordseeinsel sein. Bei mir ist es das säkularisierte Kloster Bentlage.
  • Tipp Nr. 3: Nehmen Sie sich geeignetes Material für Visualisierungen mit. Bei mir sind das Flipchartblätter, Krepp-Klebeband, Marker und Filzschreiber und diverse Klebezettel. Arbeiten Sie großflächig, insbesondere wenn es um Zielbilder geht, aber auch bei der Betrachtung von Perioden-, Jahres- und Quartalszielen. Und wenn Sie wie ich jedes Jahr eine solche Klausur durchführen, dann nehmen Sie bitte auch die Flipcharts der Vorjahre mit…
  • Tipp Nr. 4 – baut auf Tipp Nr. 3 auf: Dokumentieren Sie die wichtigsten Ergebnisse. Gerne können Sie dazu Ihr Tablet oder Ihr Smartphone benutzen. Ich nehme gerne noch den „elektronischen Zettelkasten“ Evernote (evernote.com, ähnlich wie Microsoft Onenote), um die Ergebnisse auf all’ meinen Geräten in synchronisierter Form zur Hand zu haben.
  • Tipp Nr. 5: Notieren Sie zum Abschluss der Planungsklausur (oder Planungszeit, wie Sie wollen) die drei Schritte, die Sie unmittelbar umsetzen wollen. Ich nenne das D.n.S., eben Die nächsten Schritte. Wir legen uns auf diese Weise fest, nach der Klausur auch wirklich etwas zu tun, damit sich unsere Pläne realisieren und wir unsere Ziele erreichen. Ich gebe dazu in meinem neuen Buch noch einige Hinweise, z.B. auch in der Art, dass wir zwar klare Ziele benötigen, uns aber vor allem auf die Prozesse zur Umsetzung bzw. Erreichung fokussieren sollten. Die nächsten Schritte helfen uns dabei.

Links:

Das neue Kompaktbuch: “Wirksam handeln durch Selbstführung” (Januar 2018, soeben erschienen)

Das Buch ist u.a. erhältlich bei: BoD Buchshop,  Buch.de,  Amazon

Weiterer Podcast zu diesem Thema

Blogbeitrag


Erwähnungen im Podcast

Mein “elektronischer Zettelkasten”: evernote.com


Musik im Vor- und Nachspann

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SF70 Jahresrückblick – gemeinsame Folge mit Thomas Reining

Wo lagen die Schwerpunkte und Highlights?

Es ist wieder an der Zeit, den Jahresrückblick durchzuführen. Wenn Sie das Jahr Revue passieren lassen: welche Projekte waren spannend und erkenntnisreich, was haben Sie gelernt? Begleiten Sie, liebe Hörerinnen und Hörer, meinen Podcaster- und Beraterkollegen Thomas Reining und mich in dieser Episode, wenn wir zurückschauen. Ich hatte bereits als Experte an seiner Führungskräfte-Challenge teilgenommen und wir haben uns überlegt, diese Folge sowohl in meinem als auch in seinem Podcast zu verwenden.

Ein Wort noch zum Sound: Sie müssen eventuell recht tapfer sein, denn ich bin zum Zeitpunkt der Aufnahme in meiner Planungs– und Produktionsklausur auf Lanzarote und Thomas Reining und ich führen das Gespräch per Skype.


Inhalte des Jahresrückblicks:

Worum geht es heute? Wir haben uns an folgenden Leitfragen orientiert – und laden wir Sie, liebe Hörerinnen und Hörer, auch ein, es uns gleich zu tun:
  • Welche Schwerpunkte / Highlights gab es jeweils bei uns in 2017?
  • Was war jeweils besonders erfolgreich?
  • Welche Lernerkenntnisse?
  • Ausblick auf 2018

Tipp: Planungsklausur

Ich rege im Podcast auch an, eine eigene Planungs- bzw. Auszeit zu nehmen. Hierzu kann ich auch den Blogbeitrag vom letzten Januar empfehlen, der konkrete Tipps enthält: “Planungsklausur: Kreative Auszeit”.


Neues Buch:

Ich schreibe übrigens derzeit an meinem vierten Buch. Es nimmt das Thema “Persönliche Wirksamkeit” in den Fokus und wird – Stand heute – Ende Januar veröffentlicht. Ich halte Sie, liebe Hörerinnen und Hörer, auf dem Laufenden…

Buchtipp:


link:


 Musik im Vor- und Nachspann


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Vier Podcast-Episoden, die Sie gehört (oder gesehen) haben müssen


Vom Rückblick bis zur Frage, ob man besser gehen sollte

Vier meiner Podcast-Episoden aus den letzten zwei Monaten, die ich meinen Blog-Leserinnen und -Lesern ans Herz lege:

SF41 2016 im Rückblick: War es ein erfolgreiches Jahr? (Solo-Episode, auch als Video)

In dieser Podcast-Episode lade ich Sie ein, auf das Jahr 2016 zurück zu blicken. Begleiten Sie mich zunächst bei meiner eigenen Rückschau und sammeln Sie dabei für sich Anstösse, Tipps und Ideen, um ebenfalls zu prüfen, was das Jahr 2016 für Sie persönlich gebracht hat.


SF42 Selbstmotivation: 5 nachhaltige Ansätze für den Führungsalltag (Solo-Episode, auch als Video)

In dieser Podcast-Episode betrachte ich das Thema Selbstmotivation. Bitte beachten Sie, dass Sie im Magazin WIR Wirtschaft Regional einen gleichlautenden Artikel zum Nachlesen finden können. Hier der Link: https://ld21.de/download/artikel-selbstmotivation/


SF43 Muße, Reflexion und Planung (Solo-Episode, auch als Video)

Wenn ich unternehmerische Menschen begleite, dann fällt mir immer wieder auf, dass die Meisten sich zu wenig Zeit für Muße nehmen.  Thema dieser Podcast-Episode: der „Dreisprung“ von Muße, Reflexion und Planung. Ich habe mich diesen dreien bereits im letzten Jahr gewidmet und dazu seinerzeit eine „AudioBotschaft“ in drei Teilen produziert. Für diesen Podcast habe ich die Inhalte der damaligen AudioBotschaft noch einmal aufgenommen und überarbeitet.


SF44 Bleiben oder gehen? Hier sind die Prüfpunkte (Solo-Episode, auch als Video)

Willkommen zu dieser Soloepisode, in der ich mich mit der Frage beschäftige, was wir in kritischen Phasen unserer Karriere tun sollten. Mit dieser Thematik hatte ich mich bereits kurz in einem Blogbeitrag (https://ld21.de/bleiben-oder-gehen/)  beschäftigt, hier widme ich mich der Frage „Bleiben oder gehen“ ausführlicher.
Den gleich betitelten Exkurs aus meinem Buch „Von der Vision zum persönlichen Erfolg“ können Sie kostenlos runterladen – hier ist der link: (https://ld21.de/wp-content/uploads/2017/01/Exkurs_take_it_SF3.pdf). Gerade wenn Sie sich derzeit in einer Veränderungssituation befinden, könnte dieser Buchauszug eine wirksame Unterstützung bieten, um zu mehr Klarheit zu gelangen.

Hier geht es zur Übersicht aller Podcast-Episoden: Podcast “Selbstführung und Leadership Development”

Kalt und klar – auch in der Zielsetzung

Sonne hilft

Nach den Planungs- und Produktionswochen auf den Kanaren bin ich nun seit mehr als einer Woche zurück. Es ist nicht ganz leicht, den Temperaturunterschied von gut 20 Grad wegzustecken. Was hilft: die Tage hier in der Heimat waren überwiegend genau so sonnig wie auf den Inseln. So darf der Winter sein – kalt und klar. Das kann auch (zumindest versuchsweise) eine innere Haltung zur Prüfung der eigenen Ziele für 2017 sein: wo muss ich revidieren, was ändern was eventuell weglassen?

Impressionen

Auch in unseren Breiten können wir dieses feine Wetter genießen und Sonne tanken – raus an die Luft! Hier einige fotografische Eindrücke aus den letzten Tagen:

Wie ich mich selbst motiviere…

Und wie steht es mit der Motivation, jetzt wieder im normalen Alltag loszulegen? Natürlich hilft mir der eigene Podcast – ich beherzige die “5 nachhaltigen Ansätze für den Führungsalltag” aus der Episode SF42 “Selbstmotivation”.

Bereits am kommenden Sonntag (29.01.) erscheint übrigens die nächste Podcastfolge zum Thema “Bleiben oder gehen?”, das passt natürlich auch…

Kanaren: Arbeiten, wo andere Urlaub machen

Leichter Kulturschock auf Teneriffa

Nachdem ich meine Planungs- und Auszeit wieder einmal mitten auf Lanzarote verbracht hatte, bin ich mit meiner Frau zur nächsten Etappe auf den Kanaren nach Teneriffa aufgebrochen. Und habe gleich einen Kulturschock erlitten. Auf der eher beschaulichen Vulkaninsel Lanzarote kenne ich mich nach einigen Aufenthalten recht gut aus, schätze meine “Spots”, weiß vor allem, vor ich Ruhe und Abgeschiedenheit finde. Dort gibt es zwar auch einige Bauruinen, aber hier sind sie offenbar zahlreicher.

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Eine der Bauruinen…

Da der Urlaubsanteil an meinem Aufenthalt eher klein ist und ich statt dessen versuche, in ungewohnter Umgebung zu reflektieren und zu produzieren, benötige ich zumindest zwischendurch störungsfreie Orte. Wie sich zeigt, ist das bei dem gewählten Hotel nicht so einfach.

Auf Teneriffa ist es insgesamt gar nicht so leicht, angesichts der Massen an Urlaubern gedeihliche Bedingungen für Reflexion und Produktion zu finden. Aber es soll Oasen geben, so der Reiseführer, und ein paar Hinweisen bin ich in den letzten Tagen nachgegangen.


Arbeiten, wo andere trinken…

Eine weitere Herausforderung ist es, eine stabile und vor allem leistungsmäßig ausreichende Internetverbindung aufzubauen (und zu halten). Ich habe eine feine Kneipe gefunden, die nicht nur spanische und englische Fußballspiele zeigt, sondern eben eine solche Verbindung bietet. Zunehmend ist dort mein Platz bei einem Cafe con Leche, denn unser Hotel bietet ein unterirdisches WLAN.

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Arbeiten, wo andere trinken: an der Theke

In diesem Jahr herrscht seit Wochen ein starker Wind auf den von uns besuchten Inseln, der vor allem die Tonaufnahmen zu den Videos (meine Frau produziert einige Clips mit Übungen zu Bewegung und Entspannung (hier der link zu Ihrem Grußvideo mit praktischen Übungen) und meine Videos liste ich unten noch einmal auf). Interessante Erfahrung: ich hatte zwar einen windgeschützten Platz am Wasser gefunden, dann aber im Nachhinein festgestellt, dass die Wellen so laut klangen, dass die Sprachaufnahmen unbrauchbar waren. Nun ist mir erst recht klar geworden, warum Tontechniker ein echter Ausbildungsberuf ist.


Neu: Video-Versionen der Podcasts

Für die LeserInnen dieser Blogbeiträge und die HörerInnen der Podcasts habe ich begonnen, zumindest ausgewählte Podcast-Episoden auch in einer Video-Version zu produzieren. Dabei steht die „Exotik“ der Aufnahmeorte zwar nicht im Vordergrund, aber Sonne, Meer und Berge sollen dem Betrachter helfen, sich für die Dauer des Videos aus seinem eigenen Alltag zu lösen.

Ich lehne die Videos inhaltlich eng an die entsprechenden Audio-Podcasts an, gleichwohl sind es jeweils zwei getrennte Produktionen. Für die Videoclips nutze ich überwiegend das iPhone (6s plus) mit einem externen Mikrofon.

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Setting für Videoaufnahmen (Foto: A. Termöllen)

Bisher veröffentlichte Podcast-Episoden:

SF41 “2016 im Rückblick: War es ein erfolgreiches Jahr?”  (https://ld21.de/sf41-2016-rueckschau/)

SF42 “Selbstmotivation: 5 nachhaltige Ansätze für den Führungsalltag” (https://ld21.de/sf42-selbstmotivation/)

Ausblick:

Am 15. Januar veröffentliche ich SF43 “Muße, Reflexion und Planung“ und am 29. Januar  SF44 „Bleiben oder gehen?“.

Vermutlich werde ich noch eine Art Sondervideo produzieren, das stimmungsvolle Aufnahmen von den Kanaren vereinigt…


So viel als Zwischenbericht …

Persönliche Planung

Tipps für die eigenen Auszeiten

Planungsklausur: Kreative Auszeit

Ideale Bedingungen für persönliche Planungsklausur schaffen

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Abendstimmung

Ich habe mich derzeit für mehrere Wochen in eine Planungsklausur zurückgezogen und nicht nur geplant, sondern in den folgenden Tagen auch produziert (u.a. Folgen für die aktuelle AudioLecture, Blogbeiträge, Podcast-Episoden, ein „Freebie“ für die Internetseite). Wieder einmal kann ich feststellen, dass ich dann besonders produktiv und wirksam bin, wenn ich mich in die Abgeschiedenheit begebe und zumindest über mehrere Tage hinweg ungestört arbeiten kann. Und eine zweite Bedingung kommt hinzu: ich visualisiere quasi „hemmungslos“. Das bedeutet, dass ich die Wände (in diesem Fall im gemieteten Appartement auf Lanzarote) mit mehreren Bögen Flipchartpapier ausstatte und dann darauf eine Vielzahl von Klebezetteln anbringe, verschiebe, neu ordne, zwischendurch fotografiere, dann wieder tagelang hängen lasse. Wenn ich auf diese Weise meine Ideen sammle, die Zusammenhänge erfasse oder herstelle, die einzelnen Teile zu einem Ganzen komponiere, dann kann ich wirklich komplexe Zusammenhänge erkennen und umfangreiche neue Texte oder Produkte erschaffen. Dies gelingt mir im fragmentierten Alltag nicht.

Zettelwand_Lanzarote5

Zettelwand im Appartement

Inhalte einer persönlichen Klausur

Aufgrund dieser eigenen positiven Erfahrungen (ich mache solche Auszeiten seit vielen Jahren) empfehle ich meinen Coachingkunden immer, „zwischen den Jahren“ oder zumindest irgendwann im Jahresverlauf ebenfalls eine kreative Auszeit zu nehmen. Dies sollte mindestens ein halber Tag, besser zwei ganze Tage sein. Während die Inhalte der persönlichen Klausur natürlich individuell verschieden sein können, so empfehlen sich folgende Punkte fast immer:

Rückblick:

  • Welche Ziele hatte ich mir gesetzt? Inwieweit habe ich diese erreicht?
  • Was kommt auf meine persönliche Liste der Erfolge?
  • Wie lauten wichtige Erkenntnisse aus den vergangenen 2 Monaten?

Standortbestimmung:

  • Was kennzeichnet jetzt meine Situation?
  • Wie lauten meine Stärken und Schwächen?
  • Arbeite ich im Feld meiner Mission oder Berufung?

Ausblick:

  • Welche Trends und Entwicklungen kann ich erkennen, die einen Einfluss haben könnten?
  • Inwiefern will oder muss ich meine langfristige Zielsetzung anpassen oder ändern?
  • Welche Ziele setze ich mir speziell für die nächsten 12 Monate?
  • Wie lautet mein Motto für die nächsten 12 Monate?
  • Konkret: Was will ich weiter / anders / neu / nicht mehr machen?

Rat für Führungskräfte

Schon in den Interviews mit Führungskräften und führenden Kräften für mein erstes Buch (“Die Kunst der Selbstführung”) konnte ich von zahlreichen Gesprächspartnern hören, dass sie sich für Höchstleistungen vor allem die richtigen „gedeihlichen Bedingungen“ erschaffen. Das kann ein besonders förderliches Büro sein oder aber, das war häufiger der Fall, bestimmte Planungszeiten in einer abgeschiedenen Klausur an einem förderlichen Ort.
Daher mein Rat an alle Führungskräfte der ersten und zweiten Ebene: Checken Sie, unter welchen räumlichen und zeitlichen Bedingungen Sie Höchstleistungen in kreativer Hinsicht verbringen können und verschaffen Sie sich diese Bedingungen. Mindestens einmal im Jahr.

Verwandte Themen: Blogbeitrag zum Magazin 360 Grad von Steelcase ,