Wie können wir das kombinierte Arbeiten zuhause und im Büro optimieren? Was müssen wir beachten?
Mit dieser Podcast-Episode will ich Ihnen Tipps des Büromöbelherstellers Steelcase in Sachen „hybrider Arbeitsplatz“ weitergeben und dazu allerdings auch ein paar Ergänzungen und Anmerkungen liefern. Ich habe in den vergangenen Jahren immer wieder mit Steelcase und dem Büroausstatter pro office erfolgreich zusammen gearbeitet. Beiden Unternehmen ist gemeinsam, dass sie nicht nur Möbel verkaufen, sondern immer wieder auch forschen, welche Trends das Arbeiten beeinflussen und welche maßgeschneiderten Bürolösungen heute eigentlich angemessen sind. Steelcase hatte im letzten Newsletter nun, Zitat „Sechs Tipps für Verhaltensregeln + Umgangsformen am hybriden Arbeitsplatz“ vorgestellt, die ich hier für Sie, liebe Hörerinnen und Hörer einmal aufnahmen will. Den link zur Steelcase-Seite finden Sie unten.
Sechs Tipps
1. Bewusst für Transparenz sorgen
Aus der Sicht eines Büromöbelherstellers nicht verwunderlich: Steelcase empfiehlt, ein System zu entwickeln, das den MitarbeiterInnen aufzeigt, wer anwesend ist – und dabei zwischen realer und virtueller Anwesenheit unterscheidet. Dies habe Auswirkungen auf Raumbedarfe, notwendige Technik sowie auf die Bereitschaft, selber auch ins Büro zu kommen – wenn ich absehen kann, dass Kollegen – die ich treffen will – dort sein werden, dann mache ich mich vermutlich auch auf den Weg dorthin, so die Vermutung. Dazu benötige man eine geeignete technische Plattform. Das ist ein einleuchtender Tipp. Fragen Sie sich, wie Sie es bisher gehandhabt haben:
Wie erzielen Sie Transparenz über An- und Abwesenheiten, welches System besteht, welches müsste ggf. erst eingeführt werden? Welche Spielregeln benötigen Sie?
2. Den Tag mit Austausch beginnen
Im Falle einer Besprechung, so Steelcase, mögen doch alle vorgestellt werden, nicht nur für die vor Ort Anwesenden sondern – insbesondere – für die von außen Zugeschalteten. Und der Tipp ist gekoppelte mit dem Hinweis, dass letztere doch möglichst die Videofunktion einschalten mögen. Weiterhin empfehlen die Tippgeber, dass am Anfang eines Meetings einige Minuten für Austausch genutzt werden sollten um, Zitat, „soziales Kapital aufzubauen.“ Aus meiner Sicht lehrt uns die Pandemie, dass gerade dieser letzte Hinweis wichtig ist. Schließlich kommt das Gespräch nebenbei, in der Pause, an der Kaffeemaschine, zu kurz – oder findet eben in hybriden Situationen einfach nicht statt. Der Moderatorin oder dem Moderator einer Besprechung kommt daher die Aufgabe zu, hier eine Art Ritual zu schaffen, um den zwischenmenschlichen Austausch zu fördern.
Haben Sie in Ihrem Unternehmen dafür Rituale geschaffen?
3. Hören und gehört werden
Der nächste Steelcase-Tipp ist sehr technisch, ich will ihn dennoch nicht verschweigen. Ich zitiere: „Es sollte deutlich erkennbar sein, wo im Raum Mikrofone angebracht sind, damit zugeschaltete Teilnehmer hören können, was gesagt wird – egal, wer spricht – und selbst hörbar sind. Bitten Sie die Teilnehmer, darauf zu achten, keine Geräusche zu machen, die das Zuhören erschweren (Tippen, knirschende Geräusche, Nebengespräche).“ Das ist in der Tat wichtig. Während die Technik dafür sorgen kann, dass nicht selbst sprechende zugeschaltete Teilnehmer stumm geschaltet sind (sich aber natürlich selbst einbringen können), so kann es sehr nerven, wenn die scheinbar unvermeidlichen Nebengespräche und das verstohlene Tippen auf dem Smartphone an alle Externen übertragen wird. Ich sehe hier weniger eine technische Lösung, sondern eine unternehmenskulturelle: Wenn wir in einer Besprechung sind, so meine ich, dann sind wir in der Besprechung – und tändeln nicht nebenbei auf unseren digitalen Geräten herum. Hierzu braucht es gemeinsam entwickelte und gemeinsam kontrollierte Spielregeln.
Wie steht es in Ihrem Unternehmen?
4. Sehen und sichtbar sein
Auch der vierte Tipp ist auf den ersten Blick eher technischer Art. Steelcase empfiehlt, ich zitiere wieder: „einen Mitarbeiter vor Ort zu bestimmen, der darauf achtet, wie die zugeschalteten Teilnehmer das Geschehen erleben. Soll die Kamera geschwenkt werden? Sind die Inhalte gut sichtbar? Ist es notwendig, eine Nahaufnahme der Inhalte auf dem Whiteboard an die zugeschalteten Teilnehmer zu verschicken?“ Zitat Ende. Ich will diesen Tipp unterstreichen und erweitern: Wenn ich z.B. mit zahlreichen Studenten in einem Zoom-Call bin, dann brauche ich im Hintergrund einen Support. Das sind bei uns an der Hochschule dankenswerter Weise sehr engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mir den Rücken frei halten, so dass ich mich auf die Inhalte konzentrieren kann.
Wie organisieren Sie diesen Moderationsaspekt in Ihrem Unternehmen?
5. Bewusste Pausen einplanen
Wir haben vor allem in den vergangenen Pandemiemonaten sicher alle erlebt, wie ermüdend ausufernde Video-Konferenzen sein können. Ich weiß von einem Unternehmer aus dem Automobilbereich, dass die Konzerne Marathons angesetzt hatten, die über den ganzen Tag gingen. Rezept für Desaster. Steelcase rät, regelmäßig Pausen zu machen, die externen Teilnehmer bewusst zur Mitarbeit aufzufordern und Vorgaben zu entwickeln. In Ergänzung dazu: Wir haben gelernt, dass Video-Konferenzen sehr gut und bewusst moderiert werden müssen und dass dies wesentlich anspruchsvoller ist, als ein Standardmeeting vor Ort. Pausen einzubauen ist ein Aspekt. Zusätzlich empfehlen sich auch bewegte Einheiten, um die Leute aufzulockern, wie ich sie in meinen Veranstaltungen gerne von der Expertin Anja Termöllen durchführen lasse.
Wie sorgen Sie in Ihrem Unternehmen dafür, dass die Aufmerksamkeit hoch bleibt? Bauen Sie in solche Meetings immer wieder Erholungs- und Abkoppelungsphasen ein?
6. Nächste Schritte deutlich kommunizieren
Der nächste und abschließende Tipp kommt mir sehr entgegen und ich fühle mich bestätigt: Die Tippgeber raten dazu, innerhalb des Meetings, vermutlich zumeist am Ende, klar zu definieren, was die nächsten Schritte sind und abzusichern, dass das bei allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern ankommt. Was fehlt ggf.? Ich hatte mich bereits im Frühjahr letzten Jahres u.a. im Interview mit der Zeitschrift DIE WIRTSCHAFT zu den Herausforderungen des Arbeitens im Homeoffice geäußert: Selbstmanagement fehlt. Was tun Sie für sich selbst, um hellwach und topfit in ein hybrides Meeting zu gehen? Als Teilnehmer sollte ich die Agenda kennen, meine eigenen Punkte und Ziele gut vorbereitet haben, mich ausreichend mit Wasser und Snacks versorgen und eigene Methoden der Mitschrift o.ä. eingeübt haben.
Speziell für Führungskräfte empfehle ich den Check: Sind Sie eine Chefin oder ein Chef, die oder der eigentlich grundsätzlich skeptisch ist, dass man Mitarbeitern Selbstorganisation und eigenbestimmtes Arbeiten ermöglichen Sollte? Wie steht es um Ihren Denkrahmen? Sind Sie Teil der Lösung oder Teil des Problems, wenn es um neue, hybride Foren des Arbeitens geht?
Soweit meine heutige Podcast-Episode. Wenn Sie sich mit solchen Themen und insbesondere mit Selbstführung und Leadership Development vertiefend beschäftigen wollen, dann empfehle ich Ihnen die soeben erschienene neue Auflage meines aktuellen Buchs, Wirksam handeln durch Selbstführung, die Sie auf digitalen und analogen Wegen erwerben können.
Vertiefung mit der Masterclass Selbstführung
Soweit ein aktueller Durchgang durch die Sieben Felder. Wenn Sie sich vertiefend mit Ihren Stärken und Schwächen in Sachen SF auseinandersetzen wollen, empfehle ich Ihnen mein aktuelles Buch „Wirksam handeln durch Selbstführung“. Und wenn Sie das Thema richtig intensiv angehen wollen, dann sollten Sie an der nächsten Masterclass Selbstführung teilnehmen, für die bereits jetzt die Anmeldung möglich ist (gehen Sie einfach auf Infoseite zur Masterclass Selbstführung). Die Masterclass ist eine digitale Lern- und Entwicklungsreise, die im Januar startet, allerdings erhalten die Angemeldeten schon jetzt mein oben erwähntes Buch und ich versorge sie noch in diesem Jahr mit kurzen Videoclips. So können die Schnellen bereits die verbleibenden Monate nutzen, um ihre persönliche Wirksamkeit zu steigern. Investieren Sie in Ihre Weiterentwicklung!
links:
Steelcase-Tipps
pro office
Interview mit Burkhard Bensmann in DIE WIRTSCHAFT April 2020)
Masterclass Selbstführung – Infoseite
Masterclass Selbstführung – Anmeldeseite
Musik im Vor- und Nachspann
by Joakim Karud http://soundcloud.com/joakimkarud
Podcast bei „Apple Podcasts“ bewerten. (Anleitung)
Burkhard Bensmann