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Müllabfuhr durchführen für eine wirksame interne Kommunikation

Interne Kommunikation: Viele von uns denken an zu lange Sitzungen (derzeit vor allem digital), an einen mangelhaften Nutzen im Vergleich zum Aufwand und an Ablenkungen vom Eigentlichen. Vielleicht haben Sie auch den einen oder anderen Dilbert-Comic vor Augen, in den zur Vorbereitung einer Sitzung natürlich eine weitere vorbereitende Sitzung durchzuführen ist. Aber das muss nicht so sein oder bleiben. Was wir tun können, um die Wirksamkeit der internen Kommunikation zu steigern, das berichte ich in dieser Episode. Übrigens: Wenn es im Hintergrund rauscht, dann ist es der durchaus heftige Wind hier auf meiner Lieblingsinsel Lanzarote.

Stefan Holtgreife, Geschäftsführer des Unternehmens SOLARLUX und geschätzter Kunde, zündete bei mir die Idee, mich in einem Podcast mit dem Thema „persönliche Müllabfuhr“ zu beschäftigen. Der Begriff geht, soweit mir bekannt, auf Fredmund Malik zurück, der u.a. in seinem Standardwerk „Führen, Leisten Leben“ empfiehlt, mindestens einmal im Jahr eine radikale Analyse durchzuführen, was es auszumisten gilt. Das können halbtote Projekte sein, die es endlich zu beenden gilt. Das kann ganz praktisch das Ausmisten von analogen und digitalen Daten und Datenträgern sein. Haben Sie noch Prospekte, Folder, Akten oder Ähnliches im Schrank, die Sie längst wegwerfen wollten? Machen Sie ein Happening daraus und setzen Sie mindestens einen Tag für kollektives Aufräumen an.

Ihnen, liebe Hörerinnen und Hörer, fällt vielleicht auch die Japanerin und Bestsellerautorin Marie Kondo ein, deren Bücher ebenfalls zum systematischen Aufräumen einladen.

In dieser Podcast-Soloepisode lege ich den Fokus auf die interne Kommunikation in Unternehmen und liefere Ihnen fünf konkrete Tipps, wie Sie aufräumen und eine persönliche wie auch gemeinsame Müllabfuhr durchführen können.

An dieser Stelle empfehle ich mein aktuelles Buch, „Wirksam handeln durch Selbstführung“. Im Teil 3: Methoden und Instrumente mit Hebelwirkung stelle ich ausgewählte Ansätze vor, darunter auch die „Vierung“ (Was wollen wir weiter machen? Was wollen wir anders machen? Was wollen wir neu machen? Was wollen wir beenden?).

Herausforderungen

Warum sollten wir eigentlich eine Müllabfuhr im Kontext der internen Kommunikation durchführen? Nun, ich bin mir sicher, Ihnen fallen gleich zahlreiche Probleme und Ärgernisse ein. Beispiele? Der Sitzungs- und Besprechungszirkus. Darin das Ärgernis, dass manche Teilnehmer gänzlich unvorbereitet in Sitzungen kommen. 

Oder der E-Mail-Terror, ausgelöst durch unklare Kommunikationsketten oder auch wahllose „cc“-Setzungen.

Vielleicht sind Sie auch wesentlicher Teil der Probleme, die Sie beklagen. Die Ursachen könnten in mangelhafter Fähigkeit zur internen Kommunikation liegen. Hand aufs Herz: Wann haben Sie das letzte Seminar mitgemacht, dass sich mit interner Kommunikation beschäftigte? Oder zumindest ein Buch dazu gelesen?

Uns alle nervt immer wieder, dass wir eben nicht wirksam handeln. Wie sähe eigentlich eine ideale Welt der internen Kommunikation aus?

Kommunikation: Ideale Welt

Sicherlich haben auch Sie eine Vorstellung davon, wie eine gelingende interne Kommunikation aussehen könnte:

• Wir besitzen als Führungskräfte die Fähigkeiten, um klar und empfängergerecht zu kommunizieren. 
• Unsere Informationen an die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind zeitgerecht, in den richtigen Portionen und stets willkommen. 
• Wir sind offen und geben eine Vertrauensvorschuss (übrigens war das einer der Kernsätze in einem Leitbild, dass ich seinerzeit mit einem Kunden im medizinischen Bereich entwickelt hatte: „Führen heißt Vertrauen schenken“.)
• Wir setzen effektive Wege und Instrumente der internen Kommunikation ein, deren Nutzen den Aufwand stark übertrifft und die damit die Wirksamkeit unseres Unternehmens steigern.
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kennen ihren Beitrag zur Wertschöpfung und wissen, wie dieser der Mission des Unternehmens dient.
• Interne Kommunikation dient in dieser idealen Welt vor allem dazu, die Eigenverantwortung und Selbstorganisation zu fördern, Missverständnisse zu erkennen und auszuräumen sowie eine wertschätzende Kultur aufzubauen.

Ja, dies sind einige Aspekte einer idealen internen Kommunikation. Immerhin: einige Unternehmen kommen dem durchaus schon nahe. Was können Sie als Führungskraft tun, um Wirksamkeit im Unternehmen zu fördern und wie können Sie eine gelingende Müllabfuhr durchführen – individuell und unternehmensweit? Hier kommen meine ausgewählten fünf Tipps.

Pragmatisches Herangehen

In den nachfolgenden fünf Tipps konzentriere ich mich auf solche Ansätze und Hebel, die nach meiner Erfahrung als Berater und Coach auch tatsächlich in der Unternehmenspraxis funktionieren.

Tipp 1: Persönliche Reflexion meines kommunikativen Verhaltens

Dies ist eine wichtige Vorarbeit, bevor Sie Themen wie eine Müllabfuhr im Kontext der internen Kommunikation angehen können. Hier Vorschläge für Reflexionsfragen:

Wenn das Ziel eine wirksame interne Kommunikation in unserem Unternehmen ist:

• Wie lautet ganz grundsätzlich mein Beitrag zu einer gelingenden Kommunikation? (hier bietet es sich an, eine zum Unternehmen passende Frage- bzw. Checkliste zu entwickeln)
• Wo habe ich Engpässe hinsichtlich meiner kommunikativen Fähigkeiten?
• Welche kommunikativen Talente besitze ich, die ich noch nicht entfaltet oder zwischenzeitlich vernachlässigt habe?
• Woran will ich in der Konsequenz arbeiten, wozu verpflichte ich mich?

Tipp 2: Gemeinsam die Systeme und Instrumente checken.

In meinem aktuellen Buch zitiere ich den Autor und Mitinhaber einer Kommunikationsagentur, Markus Albers. Er berichtet davon, wie die Einführung eines „mächtigen Tools“ – es war, wenn ich mich recht entsinne, die Plattform „Slack“ -, eben nicht zur gewünschten Vereinfachung und Zentralisierung der Kommunikation führte, sondern die Zahl der Kanäle, in denen kommuniziert wurde, noch vervielfachte.

Mein Tipp: Führen Sie in Ihrer Führungsgruppe zunächst einzeln, dann gemeinsam, eine Analyse Ihre Systeme und Instrumente der Kommunikation durch. Die oben genannte Persönliche Reflexion ist zudem eine gute individuelle Vorbereitung auf diesen gemeinsamen Prozess.

Leitfragen können sein:

• Welche Systeme nutzen wir zur internen Kommunikation, speziell in der Führungsgruppe?
• Wie gut kenne ich diese Systeme?
• Wie gut kennen wir als Führungsgruppe diese Systeme?
• Wie intensiv nutze ich diese Systeme? (Achtung: häufig kommt es zu einer Abwertung eines Tools, weil es einfach nicht beherrscht wird)
• Wie intensiv nutzen wir diese Systeme? 
• Wie bewerte ich / wie bewerten wir diese Systeme? (diese Fragen gerne auf einer Skala, z.B. 0 – 7, beantworten)
• Welche Ansätze der Verbesserung habe ich / haben wir (ggf. die „Vierung“ anwenden)?

Sie können auch eine Matrix bilden mit den Achsen Aufwand: hoch-niedrig und Nutzen: hoch-niedrig.

Wichtig ist nach meiner Erfahrung, dass zunächst jede Führungskraft ihre eigene Inventur und Bewertung der Systeme durchführt und dass die Ergebnisse dann in einer Klausur verglichen werden. Es hilft schon, wenn am Ende der Klausur Entscheidungen getroffen werden, wo radikal gespart oder verzichtet werden soll – eben im Sinne einer Müllabfuhr.

Tipp 3: Das Kommunikations-Manifest (o.ä.)

Nachdem Sie durch die o.g. Analyseschritte gegangen sind, bietet es sich an, Ihre gemeinsamen Erkenntnisse in eine positive Form oder auch Selbstverpflichtung zu gießen. Aber Achtung: keep it simple!

Das „Manifest“ kann eine Sammlung von grundlegenden Aussagen sein, die die angestrebte optimale interne Kommunikation beschreiben. Vermeiden Sie Platitüden und sorgen Sie dafür, dass alle Aussagen auf eine einzige Seite passen. Treffen Sie eine Entscheidung: Soll das Manifest nur für die Führungsgruppe oder doch für das gesamte Unternehmen gelten? Wenn letzteres die Zielrichtung ist, dann entwerfen Sie die Thesen unbedingt in einer „gemischten“ Gruppe, der neben Führungskräften vor allem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterschiedlicher Funktionen und Ebenen angehören.

Gehen Sie zügig voran, das ist meine Erfahrung mit einigen solcher Prozesse. Und arbeiten Sie dann erst einmal mit einer Version „1.0“ für ein gutes Jahr und überarbeiten bzw. aktualisieren sie diese dann.

Tipp 4: Zeremonienmeister(in) berufen

In der Vergangenheit habe ich immer wieder gute Erfahrungen damit gemacht, eine Art „Zeremonienmeister/in“ speziell für Meetings von Führungsgruppen (aber nicht nur) zu berufen. Damit ist eine Person gemeint, die aus der Gruppe stammt und die in der Lage ist, dieser Gruppe eine Rückmeldung zu deren Verhalten zu geben. Rückkoppelung, nicht RatSCHLAG, ist hier gefordert.

Basis für die Rückkoppelung könnte das o.g. Manifest oder gemeinsame Thesen oder Leitsätze sein. Die Person muss auch nicht bei jeder Sitzung zum Abschluss ein Feedback geben; besser ist es meiner Meinung nach, etwa alle 3 Monate eine strukturierte Rückmeldung zu geben, die mit konkreten Beobachtungen angereichert ist.

Tipp 5: Müllabfuhr-Tag im Unternehmen ansetzen

Wenn Sie die oben genannten Maßnahmen / Tipps umgesetzt haben (und möglichst erst dann), sollten Sie in der Führungsgruppe überlegen, wie das Thema Müllabfuhr einmal im Jahr im gesamten Unternehmen realisiert werden kann.

Seien Sie als Führungskräfte Vorbilder und berichten Sie entweder in den vorbereitenden Infos an alle Mitarbeiter oder dann bei dem Müllabfuhr-Tag von Ihren eigenen Herausforderungen und von denen Dingen (Projekten, was auch immer), die Sie entsorgen wollen. Es versteht sich von selbst, dass ein solcher gemeinsamer Müllabfuhr-Tag auch professionell medial begleitet werden muss.

Musik im Vor- und Nachspann
by Joakim Karud http://soundcloud.com/joakimkarud

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