SF183 Plädoyer für maßvolle Unordnung im Büro

 


Von der Aufräumaktion zur Unordnung

In der vorangegangenen Episode – SF 182 „Platz schaffen für das Wesentliche“ habe ich Ihnen über meine große private Aufräumaktion berichtet. Und ich hatte Ihnen drei Anregungen gegeben, um mehr Platz für das Wesentliche zu schaffen.
Heute will ich mit einem Plädoyer für Unordnung starten. Wie passt das mit den voran gegangenen Podcast-Episoden zusammen? Lassen Sie sich überraschen und inspirieren.


Unordnung ist nicht gleich Unordnung

Zu dieser Folge hat mich übrigens ein Exzerpt gebracht, dass ich bei meiner Aufräumaktion im privaten Keller fand – Zufall oder Fügung? Es ist ein Auszug aus einem Buch des Philosophen Arno Plack („Philosophie des Alltags, Stuttgart 1979, S. 56f).
Zum Thema Unordnung heißt es dort wie folgt: „Unordnung ist nicht gleich Unordnung. Die Unordnung des produktiven Menschen unterschiedet sich von gewöhnlicher Unordnung gerade dadurch, daß aus ihr immer wieder etwas >Ordentliches< hervorgeht, auch dadurch, daß die Unordnung stets aufs neue umgepflügt wird.“
Und weiter: „In dem Maße, in dem eine künstlerische oder wissenschaftliche Arbeit voranschreitet, verändert sich auch das, was dem daran nicht Beteiligten als Unordnung erscheint. Er [der Nicht-Beteiligte, BB] wundert sich, wie man es in >solch einer Unordnung< überhaupt aushalten kann.“
Und jetzt kommt das in meinen Augen Wesentliche: „Er ahnt nichts von der stimulierenden Kraft, die von Unordnung auf den produktiven Menschen ausgeht: Sie stimuliert ihn wie jedermann, Ordnung zu schaffen; aber er schafft sie dann auf seine unverwechselbare Weise. Einmal als Stimulanz erkannt, mag Unordnung von ihm auch arrangiert werden.“
Plack verweist in dem von mir ausgewählten Auszug auch auf Goethe, ich zitiere: „Goethe hat es zugegeben: daß eine Wohnung für ihn nicht zu ordentlich sein durfte, wenn er darin noch arbeiten wollte.“ Zitat Ende.

 


Büro: Ordnung, Chaos – ein Mix! 

Wenn ich mir die Fantasien von Büroeinrichtern in den letzten zwanzig Jahren ansehe, dann sind mindestens zwei Trends erkennbar, die in meinen Augen gegeneinander laufen. Da ist zum einen die Entwicklung, das Büro dem Privatraum anzugleichen mit Teppichen, Bildern, mindestens einer Coach zum Entspannen und so fort. (hören Sie dazu auch mein Gespräch mit Marc Nicolaisen von Steelcase, Episode SF176 „Wozu Büros?“ https://ld21.de/sf176-wozu-bueros-steelcase/).
Und da ist schon lange die andere Entwicklung, jedem Mitarbeiter – männlich oder weiblich oder divers… – im Maximum einen Container anzuvertrauen, mit dem man sich auf die Suche nach einem noch freien Arbeitsplatz begeben soll.

Allein die Vorstellung, die Arbeit im Wesentlichen lediglich auf einem Laptop zu erledigen, ist für mich als kreativer Mensch befremdlich. Klar, mittlerweile sind die zur Verfügung stehenden Schreibtische vielfach mit Zweit-Monitoren bestückt, die ich dann anschließen kann, oft gibt es auch ein separates Keyboard. Mag sein, dass dieses Setting für bestimmte Arbeiten geeignet ist und sich so rechnet. Ich wage an dieser Stelle mal die Behauptung, dass Menschen in solchen Bedingungen zu den ersten zählen, deren Arbeit durch künstliche Intelligenz eingespart bzw. ersetzt wird.

Gegenbeispiel: Vermutlich haben Sie alle schon mindestens einmal die Arbeitsplätze von Grafikerinnen und Grafikern gesehen: diese sind fast immer höchst bunt und für einen „Leertischler“ eine Zumutung. Für diese kreativen Menschen ist es eine förderliche Umgebung. Würde ich als Chef diese Menschen per Container durch das Großraumbüro schicken, so ginge die Kreativität auf dem Weg verloren, jede Wette. 

Ein anderes Beispiel, selbst erlebt: Ich erinnere mich an einen Workshop für einen großen Hersteller von, sagen wir, alternativen Kosmetik-Artikeln. Meine Aufgabe als Moderator war es, die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Bereichen zu verbessern. Wir fanden bald heraus, dass die Förderung der Kooperation vor allem auch räumlich-zeitliche Aspekte umfasste. Was meine ich damit? Üblicherweise trafen sich die Beteiligten aus den verschiedenen Bereichen für Sitzungen. Dort entwickelte man Flipcharts, Ablaufdiagramme, to-do-Listen. Dann fotografierte man alles, fasste es zu einem digitalen Dokument zusammen – und das war es dann. Wir hatten im Workshop dann die Idee, jeweils einen Projektraum aufzubauen, der über einen längeren Zeitraum auch tatsächlich dem Projekt zur Verfügung stand. So konnte die Gruppe an den Flipcharts etc. bei jedem neuen Meeting sofort weitermachen. Dies wurde, wie mir TN später berichteten, tatsächlich erfolgreich umgesetzt. Ein Projektraum wurde zu einem Setting, das über einen längeren Zeitraum bestehen blieb.

Wer auch immer unter Ihnen, liebe Hörerinnen und Hörer, jetzt der Finanzer oder die Controlleurin ist: sie werden sich fragen, wie das denn funktionieren kann. Soll dann jedes der zahlreichen Projekte über Wochen oder Monate einen eigenen Raum bekommen? Nun, das wird vermutlich nicht bezahlbar sein. Aber, und das bestätigen mir andere Kunden, es gibt variable Lösungen. Waren Sie einmal in den Ateliers von Malern? Vermutlich ja. Oft finden wir dort gerüstartige Konstruktionen, in die die Leinwände hineingeschoben werden, wenn die Künstlerin gerade nicht an ihnen arbeitet. Museumsarchive weisen ähnliche Konstrukte auf. Ich sehe mich durch einige meiner Kunden bestätigt, dass wir in vielen Fällen tatsächlich wieder raumgreifender und analoger arbeiten sollten, um kreativ neue Lösungen oder Produkte zu entwickeln. Der Ansatz des „Design Thinking“ predigt dieses vor allem auch haptische Vorgehen ja schon lange.

Ich behaupte an dieser Stelle nicht, dass alle Aufgaben in einem Unternehmen unter solchen kreativen Bedingungen erledigt werden können oder sollten. Aber ich rate dazu, viel stärker darüber nachzudenken, welche Aufgaben von welchen Menschen in welchen Kontexten am Besten erfüllt werden können. Und natürlich gehören zur Vielfalt der Räume auch das Homeoffice und die sog. Third Spaces, also Cafés, Co-Working-Spaces, die Bank am Fluss und so fort.

Übrigens passt mein Verständnis und mein Modell von Selbstführung genau dazu. Ich konnte in mehr als dreißig Jahren als Berater unternehmerischer Menschen feststellen, dass der Aspekt der alltäglichen Organisation der eigenen Aufgaben unbedingt individuell betrachtet werden muss. Insofern sind alle Versuche, einheitliche Plattformen der Kommunikation, Kooperation, Ablage und so fort zu schaffen – die feuchten Träume der Anbieter wie Microsoft – kritisch zu beleuchten: wo werden Prozesse und Strukturen den Individuen übergestülpt und wo wird damit deren Kreativität erstickt? In Bezug auf mein Konzept der Selbstführung betone ich immer wieder, dass diese vor allem aus drei Komponenten besteht:
Selbsterkenntnis, Selbstverantwortung und Selbststeuerung.

Und letztere, also die Steuerung der eigenen Person, braucht eben individuelle, angemessene Prozesse und Strukturen, damit sich der jeweilige Beitrag zur Wertschöpfung auch entfalten kann.

Ich bin mir sicher, dass der Veränderungsdruck, der sich schon jetzt vor allem durch Anwendungen der Künstlichen Intelligenz ergibt, diese Notwendigkeit der Individualisierung noch steigert. 


Fazit und Check

Aus meiner Sicht gilt es, die widerstrebenden Ziele in sinnvoller Weise in einen Ausgleich zu bringen: einerseits sollen Arbeitsplätze so kostengünstig wie möglich sein; andererseits gilt es, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern “gedeihliche Bedingungen” zu schaffen, unter denen diese wirksam arbeiten können. Und wir Menschen sind verschieden, daher benötigen unterschiedliche Individuen mit unterschiedlichen Aufgaben auch eine entsprechende Vielfalt an Arbeitsplätzen. Das bedeutet eben auch, dass es “cleane” und “chaotische” Schreibtische geben muss.

Nicht zuletzt liegt darin auch eine Antwort auf die Frage, wie wir Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu bewegen, doch wieder häufiger ins Unternehmen zu kommen. Schließlich wollen wir der Gefahr vorbeugen, dass  eine fast ausschließliche Arbeit im Home Office auch dazu führen kann, dass die Identifikation mit dem Arbeitgeber zügig abnimmt.

Prüfen Sie, gerne auch in Ihrer Führungsgruppe, wie es in Ihrem Unternehmen steht:

  • Glauben Sie, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerne ins Unternehmen kommen? Haben Sie das schon einmal – nach der Pandemie – abgefragt?
  • Bieten Sie einen Kontext und eine Varianz von Arbeitsmöglichkeiten, die der Bandbreite der Individuen und Aufgaben entspricht?
  • Ist die Zuständigkeit für dieses Thema auf der ersten Führungsebene verankert? Wer ist zuständig?
  • Welche Auswirkungen werden technologische Entwicklungen – voran die KI – auf Ihre Bürokontexte haben?

 


Musik im Vor- und Nachspann
by Joakim Karud http://soundcloud.com/joakimkarud


 

Podcast bei „Apple Podcasts“ bewerten. (Anleitung)

SF159 Hybrider Arbeitsplatz – Tipps von Steelcase


Wie können wir das kombinierte Arbeiten zuhause und im Büro optimieren? Was müssen wir beachten?

Mit dieser Podcast-Episode will ich Ihnen Tipps des Büromöbelherstellers Steelcase in Sachen „hybrider Arbeitsplatz“ weitergeben und dazu allerdings auch ein paar Ergänzungen und Anmerkungen liefern. Ich habe in den vergangenen Jahren immer wieder mit Steelcase und dem Büroausstatter pro office erfolgreich zusammen gearbeitet. Beiden Unternehmen ist gemeinsam, dass sie nicht nur Möbel verkaufen, sondern immer wieder auch forschen, welche Trends das Arbeiten beeinflussen und welche maßgeschneiderten Bürolösungen heute eigentlich angemessen sind. Steelcase hatte im letzten Newsletter nun, Zitat „Sechs Tipps für Verhaltensregeln + Umgangsformen am hybriden Arbeitsplatz“ vorgestellt, die ich hier für Sie, liebe Hörerinnen und Hörer einmal aufnahmen will. Den link zur Steelcase-Seite finden Sie unten.


Sechs Tipps

 

1. Bewusst für Transparenz sorgen

Aus der Sicht eines Büromöbelherstellers nicht verwunderlich: Steelcase empfiehlt, ein System zu entwickeln, das den MitarbeiterInnen aufzeigt, wer anwesend ist – und dabei zwischen realer und virtueller Anwesenheit unterscheidet. Dies habe Auswirkungen auf Raumbedarfe, notwendige Technik sowie auf die Bereitschaft, selber auch ins Büro zu kommen – wenn ich absehen kann, dass Kollegen – die ich treffen will – dort sein werden, dann mache ich mich vermutlich auch auf den Weg dorthin, so die Vermutung. Dazu benötige man eine geeignete technische Plattform. Das ist ein einleuchtender Tipp. Fragen Sie sich, wie Sie es bisher gehandhabt haben:
Wie erzielen Sie Transparenz über An- und Abwesenheiten, welches System besteht, welches müsste ggf. erst eingeführt werden? Welche Spielregeln benötigen Sie?

2. Den Tag mit Austausch beginnen

Im Falle einer Besprechung, so Steelcase, mögen doch alle vorgestellt werden, nicht nur für die vor Ort Anwesenden sondern – insbesondere – für die von außen Zugeschalteten. Und der Tipp ist gekoppelte mit dem Hinweis, dass letztere doch möglichst die Videofunktion einschalten mögen. Weiterhin empfehlen die Tippgeber, dass am Anfang eines Meetings einige Minuten für Austausch genutzt werden sollten um, Zitat, „soziales Kapital aufzubauen.“ Aus meiner Sicht lehrt uns die Pandemie, dass gerade dieser letzte Hinweis wichtig ist. Schließlich kommt das Gespräch nebenbei, in der Pause, an der Kaffeemaschine, zu kurz – oder findet eben in hybriden Situationen einfach nicht statt. Der Moderatorin oder dem Moderator einer Besprechung kommt daher die Aufgabe zu, hier eine Art Ritual zu schaffen, um den zwischenmenschlichen Austausch zu fördern.
Haben Sie in Ihrem Unternehmen dafür Rituale geschaffen?

3. Hören und gehört werden

Der nächste Steelcase-Tipp ist sehr technisch, ich will ihn dennoch nicht verschweigen. Ich zitiere: „Es sollte deutlich erkennbar sein, wo im Raum Mikrofone angebracht sind, damit zugeschaltete Teilnehmer hören können, was gesagt wird – egal, wer spricht – und selbst hörbar sind. Bitten Sie die Teilnehmer, darauf zu achten, keine Geräusche zu machen, die das Zuhören erschweren (Tippen, knirschende Geräusche, Nebengespräche).“ Das ist in der Tat wichtig. Während die Technik dafür sorgen kann, dass nicht selbst sprechende zugeschaltete Teilnehmer stumm geschaltet sind (sich aber natürlich selbst einbringen können), so kann es sehr nerven, wenn die scheinbar unvermeidlichen Nebengespräche und das verstohlene Tippen auf dem Smartphone an alle Externen übertragen wird. Ich sehe hier weniger eine technische Lösung, sondern eine unternehmenskulturelle: Wenn wir in einer Besprechung sind, so meine ich, dann sind wir in der Besprechung – und tändeln nicht nebenbei auf unseren digitalen Geräten herum. Hierzu braucht es gemeinsam entwickelte und gemeinsam kontrollierte Spielregeln.
Wie steht es in Ihrem Unternehmen?

4. Sehen und sichtbar sein

Auch der vierte Tipp ist auf den ersten Blick eher technischer Art. Steelcase empfiehlt, ich zitiere wieder: „einen Mitarbeiter vor Ort zu bestimmen, der darauf achtet, wie die zugeschalteten Teilnehmer das Geschehen erleben. Soll die Kamera geschwenkt werden? Sind die Inhalte gut sichtbar? Ist es notwendig, eine Nahaufnahme der Inhalte auf dem Whiteboard an die zugeschalteten Teilnehmer zu verschicken?“ Zitat Ende. Ich will diesen Tipp unterstreichen und erweitern: Wenn ich z.B. mit zahlreichen Studenten in einem Zoom-Call bin, dann brauche ich im Hintergrund einen Support. Das sind bei uns an der Hochschule dankenswerter Weise sehr engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mir den Rücken frei halten, so dass ich mich auf die Inhalte konzentrieren kann.
Wie organisieren Sie diesen Moderationsaspekt in Ihrem Unternehmen?

5. Bewusste Pausen einplanen

Wir haben vor allem in den vergangenen Pandemiemonaten sicher alle erlebt, wie ermüdend ausufernde Video-Konferenzen sein können. Ich weiß von einem Unternehmer aus dem Automobilbereich, dass die Konzerne Marathons angesetzt hatten, die über den ganzen Tag gingen. Rezept für Desaster. Steelcase rät, regelmäßig Pausen zu machen, die externen Teilnehmer bewusst zur Mitarbeit aufzufordern und Vorgaben zu entwickeln. In Ergänzung dazu: Wir haben gelernt, dass Video-Konferenzen sehr gut und bewusst moderiert werden müssen und dass dies wesentlich anspruchsvoller ist, als ein Standardmeeting vor Ort. Pausen einzubauen ist ein Aspekt. Zusätzlich empfehlen sich auch bewegte Einheiten, um die Leute aufzulockern, wie ich sie in meinen Veranstaltungen gerne von der Expertin Anja Termöllen durchführen lasse.
Wie sorgen Sie in Ihrem Unternehmen dafür, dass die Aufmerksamkeit hoch bleibt? Bauen Sie in solche Meetings immer wieder Erholungs- und Abkoppelungsphasen ein?

6. Nächste Schritte deutlich kommunizieren

Der nächste und abschließende Tipp kommt mir sehr entgegen und ich fühle mich bestätigt: Die Tippgeber raten dazu, innerhalb des Meetings, vermutlich zumeist am Ende, klar zu definieren, was die nächsten Schritte sind und abzusichern, dass das bei allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern ankommt. Was fehlt ggf.? Ich hatte mich bereits im Frühjahr letzten Jahres u.a. im Interview mit der Zeitschrift DIE WIRTSCHAFT zu den Herausforderungen des Arbeitens im Homeoffice geäußert: Selbstmanagement fehlt. Was tun Sie für sich selbst, um hellwach und topfit in ein hybrides Meeting zu gehen? Als Teilnehmer sollte ich die Agenda kennen, meine eigenen Punkte und Ziele gut vorbereitet haben, mich ausreichend mit Wasser und Snacks versorgen und eigene Methoden der Mitschrift o.ä. eingeübt haben.
Speziell für Führungskräfte empfehle ich den Check: Sind Sie eine Chefin oder ein Chef, die oder der  eigentlich grundsätzlich skeptisch ist, dass man Mitarbeitern Selbstorganisation und eigenbestimmtes Arbeiten ermöglichen Sollte? Wie steht es um Ihren Denkrahmen? Sind Sie Teil der Lösung oder Teil des Problems, wenn es um neue, hybride Foren des Arbeitens geht?

Soweit meine heutige Podcast-Episode. Wenn Sie sich mit solchen Themen und insbesondere mit Selbstführung und Leadership Development vertiefend beschäftigen wollen, dann empfehle ich Ihnen die soeben erschienene neue Auflage meines aktuellen Buchs, Wirksam handeln durch Selbstführung, die Sie auf digitalen und analogen Wegen erwerben können.

 


Vertiefung mit der Masterclass Selbstführung 

Soweit ein aktueller Durchgang durch die Sieben Felder. Wenn Sie sich vertiefend mit Ihren Stärken und Schwächen in Sachen SF auseinandersetzen wollen, empfehle ich Ihnen mein aktuelles Buch „Wirksam handeln durch Selbstführung“. Und wenn Sie das Thema richtig intensiv angehen wollen, dann sollten Sie an der nächsten Masterclass Selbstführung teilnehmen, für die bereits jetzt die Anmeldung möglich ist (gehen Sie einfach auf Infoseite zur Masterclass Selbstführung). Die Masterclass ist eine digitale Lern- und Entwicklungsreise, die im Januar startet, allerdings erhalten die Angemeldeten schon jetzt mein oben erwähntes Buch und ich versorge sie noch in diesem Jahr mit kurzen Videoclips. So können die Schnellen bereits die verbleibenden Monate nutzen, um ihre persönliche Wirksamkeit zu steigern. Investieren Sie in Ihre Weiterentwicklung!


links:

Steelcase-Tipps

pro office

Interview mit Burkhard Bensmann in DIE WIRTSCHAFT April 2020)

Masterclass Selbstführung – Infoseite

Masterclass Selbstführung – Anmeldeseite


Musik im Vor- und Nachspann
by Joakim Karud http://soundcloud.com/joakimkarud


Podcast bei „Apple Podcasts“ bewerten. (Anleitung)

SF130 Wirksam im Büro und zuhause arbeiten – Interview mit Stephan Derr, Steelcase

Grenzen der Arbeit im Home Office

Viele machen derzeit intensive Erfahrungen im Home Office und ein großer Teil bemerkt jetzt, warum das Arbeiten zuhause besondere Bedingungen benötigt – die aber selten gegeben sind. Ich spreche mit Stephan Derr, Vorstand des Büromöbelherstellers Steelcase, was er selbst in der Conora-Zeit zuhause lernt und was wir in unsere Arbeitswelten transferieren können. Ich kenne ihn u.a. aus der Kooperation bei meinen Kongressen. Und ich schätze die Arbeit des Büromöbelherstellers Steelcase, der auch dafür bekannt ist, in großem Umfang zu forschen und zu experimentieren. Ich empfehle Ihnen, meine Hörerinnen und Hörer, unbedingt einen Besuch im Learning and Innovation Center LINC in München. Wie geht es nach der Corona-Krise mit unseren Büros weiter, was müssen wir ändern, welche Notwendigkeiten ergeben sich? Lesen Sie hierzu auch das brandaktuelle Steelcase-Paper, das Sie hier beziehen können.

Inhalte

Mit Stephan Derr spreche ich vor allem über

  • seine eigenen Erfahrungen im Home Office
  • wie er als Vorstand auf Distanz führt
  • Deep Work und Grenzen des fokussierten Arbeitens zuhause
  • Erkenntnisse aus der Krise
  • die Zukunft des Arbeitens an diversen Orten

 

Das Büro wirkt wie das Zuhause (Foto: Steelcase)

 

 


links

Steelcase Homepage

 


In der Krise: Unterstützungsangebote

Masterclass Selbstführung: Wie Sie wissen, halten wir unsere digitale Masterclass Selbstführung offen, so dass Sie Ihre Zeit im Home Office für Ihre persönliche Weiterbildung nutzen können.

Positionsbestimmung: Weiterhin läuft seit Mitte März meine Sonderaktion zur “Positionsbestimmung”, siehe auch den Blogbeitrag. Darin erläutere ich ein kompaktes Frageraster. Ich nutze es für kompakte Unterstützungsgespräche mit meinen Kunden, damit diese schnell und angemessen handeln können in dieser Krisenzeit. Natürlich können Sie auch ein persönliches Coachinggespräch mit mir vereinbaren, um selbst eine schnelle Positionsbestimmung per Skype, FaceTime oder Telefon durchzuführen. NEU: Sie erreichen mich unter bb(at)ld21.de

Coaching-Sprints: In dieser Phase unterstütze ich gerne durch kurze Coaching-Sprints per Telefon oder Videokonferenz. In einem kompakten Gespräch reflektieren wir die IST-Situation (persönlich und im Unternehmen), erörtern die Handlungsoptionen und prüfen, was jetzt wirksame Maßnahmen sein können. Ergänzt werden diese Inhalte durch Klärung, was der Kunde jetzt für sich persönlich tun kann, um fit und handlungsfähig zu sein. Wenn ich Sie oder Mitgleider Ihres Führungsteams mit einem solchen Gespräch ebenfalls unterstützen kann, dann melden Sie sich gerne und wir finden einen passenden Termin. Sie erreichen mich unter bb(at)ld21.de


Musik im Vor- und Nachspann
by Joakim Karud http://soundcloud.com/joakimkarud


 

Podcast bei „Apple Podcasts“ bewerten. (Anleitung)